 |
Sekretaris adalah sebuah
profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk
kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin,
tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja
atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan
komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja.
Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di
dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari
sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari
PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja,
dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan
sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun
di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara
sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi
kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos
yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di
mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris
ini sangat kentara.
Sekretaris
identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi
rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari
atasan yang diwakilinya.
Tugas
Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris
dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:
1.
Tugas
rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah.
Tugasnya meliputi seperti:
Ø
Membuka
surat-surat.
Ø
Menerima
dikte pimpinan.
Ø
Menerima
tamu.
Ø
Menerima
telepon.
Ø
Menyimpan
arsip atau surat.
Ø
Menyusun
serta membuat jadwal kegiatan pimpinan, dll.
2.
Tugas
khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan
kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini
diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan
rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:
Ø
Mengonsep
surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.
Ø
Menyusun
surat-surat rahasia (confidential).
Ø
Menyusun
acara pertemuan bisnis.
Ø
Pembelian
kado ataupun cindera mata, dan masih banyak lagi.
3.
Tugas
istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti
meliputi:
Ø
Membetulkan
letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
Ø
Bertindak
sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.
Ø
Mengingatkan
pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu
instansi.
Ø
Mewakili
seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang
lainnya.
Ø
Memeriksa
hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai
dana untuk kesejahteraan.
Ø
Menghadiri
berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan
pertemuan bisnis.
Ø
Mengadakan
pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan
peralatan serta sarana kantor.
4.
Tugas
Sosial diantaranya meliputi:
Ø
Mengurusi
rumah tangga kantor atau perusahaan.
Ø
Mengatur
berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan
undangannya.
5.
Tugas
Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan
petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:
Ø
Mengurusi
urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank,
pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.
Ø
Membayar
rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
Ø
Menyimpan
berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga
penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.
6.
Tugas
sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:
Ø
Menerima
dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
Ø
Menerima
tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
Ø
Mencatat
berbagai janji untuk pimpinan.
Ø
Menyusun
acara kerja pimpinan sehari-hari.
7.
Tugas
insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh
sekretaris, diantaranya meliputi:
Ø
Menyiapkan
laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.
Ø
Membuat
ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar,
brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan
kepentingan kantor atau perusahaan.
Ø
Mengoreksi
berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar
yang dikonsep oleh perusahaan.
Ø
Mewakili
pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.
8. Tugas
sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2
(dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu
informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang
baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk
mengorganisir berbagai pertemuan tersebut.
