Pengertian dan Tugas Sekretaris

           Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.

Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan diantaranya yaitu:

1.       Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti:

Ø  Membuka surat-surat.

Ø  Menerima dikte pimpinan.

Ø  Menerima tamu.

Ø  Menerima telepon.

Ø  Menyimpan arsip atau surat.

Ø  Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan, dll.

2.      Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti:

Ø  Mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar.

Ø  Menyusun surat-surat rahasia (confidential).

Ø  Menyusun acara pertemuan bisnis.

Ø  Pembelian kado ataupun cindera mata, dan masih banyak lagi.

3.      Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, seperti meliputi:

Ø  Membetulkan letak atau posisi dari alat tulis, dan perlengkapan yang diperlukan pimpinan.

Ø  Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan berbagai informasi kepada relasi.

Ø  Mengingatkan pimpinan membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan atau dari suatu instansi.

Ø  Mewakili seseorang saat menerima sumbangan untuk dana ataupun keperluan kegiatan yang lainnya.

Ø  Memeriksa hasil pengumpulan dana ataupun uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.

Ø  Menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.

Ø  Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang perlu diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor.

4.      Tugas Sosial diantaranya meliputi:

Ø  Mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan.

Ø  Mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.

5.      Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas keuangan ini diantaranya:

Ø  Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank, seperti misalnya: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, penarikan cek dll.

Ø  Membayar rekening-rekening, pajak dan sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.

Ø  Menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

6.      Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu:

Ø  Menerima dan juga menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

Ø  Menerima tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

Ø  Mencatat berbagai janji untuk pimpinan.

Ø  Menyusun acara kerja pimpinan sehari-hari.

7.      Tugas insidental yaitu tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, diantaranya meliputi:

Ø  Menyiapkan laporan, menyiapkan agenda rapat, menyiapkan pidato/pernyataan pimpinan.

Ø  Membuat ikhtisar dari berbagai berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, brosur, majalah dan berbagai macam media lain, yang ada kaitannya dengan kepentingan kantor atau perusahaan.

Ø  Mengoreksi berbagai bahan cetakan, misal seperti: undangan, formulir, brosur serta daftar yang dikonsep oleh perusahaan.

Ø  Mewakili pimpinan dalam berbagai macam resepsi atau pertemuan.

8.      Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis), ini terjadi ketika 2 (dua) orang atau lebih saling menerima serta memberikan yang berupa suatu informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir berbagai pertemuan tersebut.